روشن است که موجودی کالا، برای فروشگاه دارای هزینه‌هایی خواهد بود، هدف سیستم کنترل موجودی، ضمن رفع نیاز سازمان، بهینه کردن مجموع این هزینه‌ها خواهد بود. بخش عمده هزینه نگهداری کالا در انبار به شرح زیر است:
قیمت کالا
قیمت کالا، مجموعه پولی است که برای خرید کالا به فروشنده پرداخت می‌شود. اما در مواردی هزینه‌های حمل، دریافت، بازرسی فنی و.. به آن اضافه می‌شود. در مواردی که تخفیف کلی مطرح نباشد، قیمت کالا در میزان سفارش تاثیری ندارد. اما، هنگامی قیمت کالا با حجم سفارش تغییر کند، مقدار سفارش تابعی از قیمت نیز باشد.
بهره سرمایه
نگهداری کالا در انبار در مواقع تخصیص مقدار زیادی از پول فروشگاه به انبار کردن کالا است. این پول در مدت انبار بودن کالا هیچ بهره‌ای را عاید فروشگاه نمی‌کند. تا هنگامی که همه کالا به فروش نرود، از آن نمی‌تواند برای هیچ منظور دیگری استفاده کرد.
به علاوه، در صورت طولانی شدن مدت انبار کالا، هزینه ممکن است بسیار گران تمام شود و برای فروشگاه مشکل گردش نقدینگی ایجاد کند.
هزینه جابجایی
هنگامی که فروشگاه، کالا انبار می‌کند، کالا باید ابتدا توسط کارکنان جابجا شود و سپس انبار گردد. این امر، نیاز به تجهیزات جابجا کننده، تسهیلات انبار کردن کالا، نیروی انسانی و… دارد که هزینه‌های قابل توجهی صرف آن‌ها می‌شود.
هزینه نگهداری کالا
هزینه نگهداری کالا مشتمل بر هزینه‌هایی است که فروشگاه در قبال نگهداری کالا متحمل می‌شود. مانند هزینه‌های مربوط به بیمه، کرایه انبار، سوخت، روشنایی، مالیات و نیز خسارت‌هایی مانند سرقت، آتش سوزی، فاسد شدن اجناس، آسیب و صدمه دیدگی و…
هزینه منسوخ شدن کالاها
گاهی ممکن است کالاهای نگهداری شده در انبار، منسوخ شوند. این امر هزینه‌های انبار کردن کالاها را افزایش می‌دهد.
کالاها، در واقع پول نقد فروشگاه به حساب می‌آید. بنابراین، باید در شرایط مطمئن و حفاظت شده نگهداری شوند. خرید، نصب و اداره سیستم‌های حفاظتی بسیار پرهزینه است. (مانند تلویزیون‌های مدار بسته در محل انبار و..)
هزینه دفتری کالاها
انبار کردن کالا به کارهای دفتری (مانند کنترل دریافت کالا، کنترل صدور کالا، ثبت کارت های موجودی کالاهای انبار، ثبت کارت های ظروف نگهداری کالاها در انبار و…) نیاز دارد و انجام این کارها چه به صورت دستی یا مکانیزه الزامی است. این مجموعه کارهای دفتری بسیاری از منابع فروشگاه را (به صورت فضاء، نیروی کار، مهارت ها، وقت و …) به خود اختصاص می‌دهند.
در کنترل موجودی، برای بهینه کردن هزینه‌های کالا، همیشه با دو سوال مواجه هستیم که باید برای آن‌ها تصمیم جداگانه بگیریم:
آیا زمان صدور سفارش خرید رسیده است؟
چه مقدار سفارش دهیم؟
سوال اول به مقدار کالای موجود و زمان لازم برای تامین سفارش جدید اشاره دارد.
سوال دوم به هزینه‌های انبارداری و هزینه صدور سفارش مربوط می شود.
پس؛ موجودی باید به اندازه‌ای باشد که تا زمان دریافت سفارش بعدی، پاسخگوی نیاز مشتریان باشد.
