انبار و انبارداری از مهم‌ترین بخش‌های یک سازمان و یا شرکت هستند، زیرا بخش بزرگی از دارایی‌های سازمان‌ها در موجودی‌های انبار آنها انباشته شده است. موجودی کالاهای انبار باید در محل‌های امن و به صورت منظم نگهداری شود و به نحوی باشد که دسترسی به آن در مواقع لزوم به آسانی امکان پذیر باشد. نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام و همچنین نقطه سفارش مواد به طور مستمر باید مورد توجه انباردار قرار گیرد. البته مدیریت انبارداری سخت و هزینه‌بر است و هر شرکت یا سازمانی به دنبال کاهش هزینه‌های انبار داری است تا بتواند کارایی و سود شرکت را بالا ببرد. برای آشنایی بیشتر با این بخش مهم از سازمان به توضیح برخی از موارد مهم در سیستم انبارداری می‌پردازیم.
تعریف انبارداری؛ انبارداری چیست؟
انبارداری عبارت است از دریافت کالا و اقلام از قسمت‌های مختلف شرکت یا دیگران از خارج شرکت و نگهداری آنها با توجه به قوانین و اصول انبار داری.
فرایند انبارداری باعث سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن (ورود) با کمترین وقت و نیروی مورد نیاز می‌باشد. همچنین رسانیدن اجناس و کالاهای مورد نیاز بخش‌های مختلف و یا خریداران به آنها در کمترین زمان ممکن براساس مدارک و ضوابط قانونی از وظایف شغل انبارداری می‌باشد.
نرم افزار انبار عمومی
اصطلاحات انبارداری (عمومی و تخصصی)
در این قسمت از تمامی اصطلاحاتی که در انبارداری از آن استفاده می‌شود، صحبت خواهیم کرد. پس با ما همراه باشید.
موجودی کالا: موجودی به تمام دارایی‌هایی گفته می‌شود که در انبار جهت فروش و یا ساخت کالا نگهداری می‌شوند. موجودی در انبار یکی از آیتم‌های بسیار مهمی است که معمولا با وارد کردن مقادیر صحیح از منفی شدن آن در انبار جلوگیری می‌شود.
تگ: تگ انبارگردانی یا همان واژهتگ همان برچسبی است که برای نشان دادن نوع و تعداد کالا بر روی آن چسبانده می‌شود. معمولا انبارداران از اطلاعات تگ انبارگردانی برای موضوعات مختلفی استفاده می‌کنند. مثلا اطلاعات روی تگ برای زمان حمل‌ونقل کالا مهم هستند.
کاردکس انبار: کاردکس انبار کارتی است که ورود، خروج و تعداد موجودی کالا در آن ثبت می‌شود.
کارت موجودی انبار: کارت موجودی انبار به صورت مقوایی چاپ می‌شود و در اختیار مسئولین انبار قرار می‌گیرد تا اطلاعات کالاهای وارده و صادره در آن درج شود.
کارت حساب انبار: کارت حساب انبار که با نام کارت حسابداری نیز شناخته می‌شود مانند کارت موجودی انبار است با این تفاوت که قیمت کالا نیز در آن درج می‌شود.
کارت شناسایی کالا: کارت شناسایی کالا که با نام کارت قفسه نیز شناخته می‌شود کارتی است که در کنار هر قفسه از انبار برای ثبت اطلاعات مربوط به کالای آن قفسه نصب می‌شود.
ابزارهای اندازه‌گیری: ابزارهای اندازه‌گیری تمام ابزارهایی هستند که برای اندازه‌گیری محصولات مختلف در انبار استفاده می‌شوند. مواردی مثل متر، باسکول و ترازو از ابزارهای اندازه‌گیری هستند.
مواد اولیه: مواد اولیه همان مواد خام هستند که در تولید کالاها و محصولات به کار می‌روند. معمولا شرکت‌های تولیدی و کارخانه‌ها نیاز حیاتی به مواد اولیه دارند.
کالاهای نیمه‌ساخته: کالای نیمه‌ساخته کالایی است که قسمتی از آن ساخته شده، ولی تولید آن به اتمام نرسیده است.
کالاهای ساخته‌شده: کالاهای تکمیل‌شده و آماده فروش کالاهای ساخته‌شده نامیده می‌شوند.
قفسه‌بندی: چینش درست و مرتب کالا در انبار قفسه‌بندی نامیده می‌شود. قفسه‌بندی موجب دسترسی آسان و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
کدگذاری کالا: کدگذاری کالا در انبار که به صورت حروف و اعداد بر روی قفسه‌ها درج می‌شود، برای تشخیص و یافتن کالا در انبار لازم است و موجب صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
انبار: انبار مکانی است که با توجه به نوع کالاها و شرایط لازم برای نگهداری از آنها برای نگهداری کالاها ساخته و استفاده می‌شود.
انبارداری: انبارداری به فرآیند دریافت کالا و نگهداری از آن تحت شرایط خاص کالا، تأمین امنیت کالاها و تحویل به موقع طبق اصولی خاص گفته می‌شود.
انبار لوازم منزل: انبار لوازم منزل کانتینرهایی در ابعاد مختلف هستند که برای نگهداری لوازم منزل استفاده می‌شوند.
انبار سرپوشیده: انبار سرپوشیده انباری است که اطراف آن کاملاً پوشیده است و لوازم آن از هر آسیبی در امان هستند.
انبار نیمه‌پوشیده: انبار نیمه‌پوشیده در واقع تنها سقفی است که کالاها را از باران و آفتاب حفظ می‌کند.
انبار روباز: برای نگهدای از اجناسی که شرایط جوی تأثیر زیادی روی آنها ندارد از زمینی خالی به‌عنوان انبار روباز استفاده می‌شود.
انبارگردانی: فرآیند توزین یا شمارش موجودی انباردر پایان هر دوره مالی یاهر زمان دیگر جهت ارزش‌گذاری موجودی کالای انبارشده انبارگردانی نامیده می‌شود.
برگ درخواست جنس از انبار: برگ درخواست جنس از انبار توسط مشتری پر می‌شود و به‌وسیله آن کالای درخواستی از انبار را قید می‌کند.
حواله انبار: برگه حواله انبار هنگام تحویل کالا به مشتری توسط انباردار پر می‌شود، اطلاعات سفارش در آن درج می‌شود و به مشتری تحویل داده می‌شود.
حد تجدید سفارش: براساس گزارشات انبار و مصرف روزانه کالا برای هر کالا حداقل و حداکثری در نظر گرته می‌شود که اگر موجودی کالا به حداقل نزدیک شد برای خرید دوباره اقدام شود. با این کار موجودی هیچ کالایی در انبار صفر نمی‌شود.
حداقل موجودی کالا: موجودی کالاها در انبار نباید از مقداری خاص کمتر شود که این مقدار حداقل موجودی کالا نام دارد. معمولا کالاها با رسیدن به حداقل، باید سفارش داده شوند.
باصرفه‌ترین مقدار سفارش: شرکت‌های تولیدی برای این‌که بتوانند از تخفیفات فروشنده بهره‌مند شوند کالای موردنیاز خود را در حجم بالا سفارش می‌دهند و با این کار در هزینه‌های سالیانه خود صرفه‌جویی می‌کنند.
حداکثر موجودی مواد: در انبارداری حداکثر مقداری برای موجودی مواد تعریف می‌شود که موجودی نباید از آن مقدار بیشتر شود.
دفعات گردش موجودی مواد: هر ماده اولیه در انبار در یک دوره مشخص چند بار خریداری می‌شود که به تعداد آن دفعات گردش موجودی گفته می‌شود.
دوره گردش موجودی مواد: دوره گردش موجودی مدت زمانی است که مواد خریداری و وارد انبار شده‌اند تا زمانی که وارد چرخه تولید می‌شوند.
کسری و اضافات انبار: گاهی ممکن است در انبار بین موجودی واقعی و موجودی ثبت‌شده در یک زمان معین اختلاف وجود داشته باشد. اگر موجودی واقعی کالا کمتر از موجودی ثبت‌شده باشد کسری انبار وجود دارد و اگر موجودی واقعی کالا بیشتر از موجودی ثبت‌شده باشد اضافه انبار وجود دارد.
فرم‌های انبارداری: در انبارداری فرم‌هایی برای ثبت اطلاعات وجود دارد که فرم‌های انبارداری نامیده می‌شوند.
فرم حواله‌ها: فرم حواله‌ها شامل چهار فرم حواله انبار، حواله جابجایی بین انبار، حواله برگشت از خرید و حواله امانی است.
فرم رسیدها: فرم رسیدها شامل شش فرم رسید انبارموقت، رسید انباردائم، رسید جابه‌جایی بین انبار، رسید برگشت، رسید امانی و رسید مصرف مستقیم است.
رسید کالا: زمانی که کالایی به انبار می‌رسد وارد ایستگاه ورودی می‌شود. در ایستگاه ورودی اسکن و بازرسی می‌شود و سند رسید برای کالا صادر می‌شود و در نهایت کالا به موجودی انبار اضافه می‌شود.
پالت: پالت ابزاری مسطح است که معمولاً از چوب ساخته می‌شود و برای جابجایی کالا از آن استفاده می‌شود. جابجایی و ذخیره کالاهای بزرگ (یا تعداد زیادی از کالاها) از طریق پالت آسان‌تر است. پالت‌ها را به راحتی می‌توان با لیفتراک، جک پالت یا سایر ماشین‌آلات جابه‌جا کرد.
اصلی‌ترین مراحل انبارداری چیست؟ (آموزش انبارداری)
اولین مرحله از آموزش انبار داری؛ پذیرش کالا
شرکت‌های حمل و نقل یا صاحبان کالا که دارای انبار هستند، با توجه به قوانین موجود می‌توانند مجوزهای مورد نیاز برای ورود کالا به انبار را صادر کنند. این مجوزها شامل درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مربوط به آن کالا است. با ورود کالا به انبار باید کنترل‌های نگهبانی و امنیتی صورت بپذیرد و پس از آن کالا وارد محوطه پذیرش شود. در محوطه پذیرش مسئولین انبار به بررسی کالاها می‌پردازند و آنها را از لحاظ شکل و تعداد با اطلاعات اظهار شده کنترل می‌نمایند. پس از بررسی در صورتی که مغایرت وجود داشته باشد، باید صورت جلسه‌ای تنظیم شود و اطلاعات مورد نیاز ارائه شود. در این قسمت در صورتی که مغایرتی وجود نداشته باشد، با توجه به نوع و وضعیت کالا و امکانات انبار کالاها دسته بندی می‌شوند و به انباری که برای کالا مناسب باشد ارسال می‌شوند.
آشنایی با مراحل انبارداری؛ جاگذاری و جابجایی کالا
دومین مرحله از مراحل انبارداری، جابه جایی کالا است. پس از ورود کالا به انبار با توجه به استانداردهای موجود در خصوص نحوه ذخیره سازی کالا، لازم است مکان مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته و کالا در محل تعین شده جاگذاری شود و انبار کالا انجام شود. محل نگهداری دقیق کالا در انبار باید در اسناد کاغذی و یا سامانه مدیریت انبار ثبت شود. پس از تکمیل فرآیند تحویل، صاحب کالا یا نماینده قانونی وی (که ممکن است شرکت حمل و نقل باشد) رسید یا قبض انبار را دریافت می‌کند. صاحب کالا از کالاهای تحویل داده شده به انبارهای عمومی می‌تواند به عنوان تضمین برای دریافت اعتبار و وام از بانک‌ها و موسسه مالی و اعتباری استفاده کند. البته برای این کار، انبارهای عمومی رسمی که اساسنامه آنها بر اساس تصویب نامه قانونی انبارهای عمومی مصوب ۱۳۴۰ به تایید هیئت نظارت بر انبارهای عمومی رسیده باشد، امکان صدور برگه وثیقه برای صاحب کالا را خواهند داشت.
مدیریت انبارها؛ انتخاب و گردآوری کالا برای خروج
در صورت درخواست صاحب کالا برای خروج کالا از انبار، پس از انجام تشریفات خروج کالا، کالا از انبار خارج شده و به نقطه تحویل حمل می‌شود. با توجه به استاندارد انبارداری و موضوعی که در بالا ذکر شد، در صورتی که برای کالایی برگه وثیقه صادر شده باشد و هنوز در وثیقه بانک یا موسسه دیگر باشد اجازه خروج از انبار داده نشده و مراحل خروج کالا از انبار طی نخواهد شد.
بسته بندی و تحویل کالا در انبار
آموزش انبارداری
پس از صدور مجوز خروج کالا، فرایند خروج کالا از انبار هم آغاز خواهد شد. با دریافت اطلاعات مربوط به تحویل کالا و وسیله‌ی نقلیه، منابع لازم برای انجام بارگیری کالا تخصیص داده می‌شود و در صورتیکه صاحب کالا درخواست بسته‌بندی داشته باشد، کالاهای مورد نظر بسته‌بندی و بارگیری می‌شوند. درصورت نیاز بایستی فهرست اقلام بارگیری شده و مشخصات آنها در قالب مستندات خاصی (مانیفست، فاکتور، بارنامه و…) در سیستم انبار داری تهیه و ارائه شود.
وظایف انباردار
توصیه و پیشنهاد روش انبارداری و همچنین اصلاح روش‌های موجود.
کاهش هزینه انبار و انبار داری
برنامه ریزی و کنترل موجودی کالاهای در انبار.
نظارت بر انجام عملیات و سیستم انبارداری و تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل کالا.
مشخص نمودن دستور العمل بازرسی، بازبینی و بازنگری موجودی‌های کالا در انبار و حفاظت انبارها.
ایجاد هماهنگی و برقراری ارتباط اصولی و روشمند با سایر واحدها
اداره کارکنان و سازماندهی انبار.
نظارت بر اجرای صحیح محل‌یابی و جانمایی اقلام انبار و تجهیزات انبار.
سرویس‌دهی و خدمات‌رسانی و همکاری با سایر واحدها.
سر و سامان دادن وضعیت انبارها و حل و فصل مسائل مربوط به اداره انبارها.
هدفمند نمودن روش طبقه‌بندی موجودی‌های کالا و نحوه چیدن، قرار دادن، جابجایی و حمل آنها در انبار.
دلایل نگهداری موجودی‌ها و انبار محصولات
امکان دسترسی به موقع به مواد و کالای مورد نیاز.
تعیین بهترین الگوی سفارش دهی و بهترین مقدار موجودی.
استفاده از تخفیف‌های کلی در خرید عمده از تامین کننده کالا.
کاهش آثار ناشی از نوسانات قیمت‌ها در تامین مواد و کالا.
کاهش دفعات خرید و در نتیجه کم شدن هزینه.
امکان برنامه ریزی دقیق تولید بر اساس موجودی‌های انبار.
مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، ضایعه و طبقه بندی یا قفسه بندی صحیح اقلام.
تعیین نقطه سفارش دهی.
اهداف و وظایف انبار چیست؟
هدف از تشکیل و ایجاد انبار چه در بخش خصوصی و چه در سازمان‌های دولتی، نگهداری و در دسترس قرار دادن مجموعه وسایل مورد نیاز آنها است، اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه نشود و در دسترس واحد مصرف کننده قرار نگیرد، در فعالیت‌های موسسه مشکل ایجاد می‌شود. از جمله مهم‌ترین وظایف انبارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
حفظ مقدار موجودی کالاهای مورد نیاز در حد مناسب و برنامه ریزی برای آن.
همکاری در خرید و تامین کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
نگهداری کالاها در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سازمان و استانداردهای انبارداری.
اجرای قوانین و دستوالعمل‌های سازمان در انبار داری که جنبه مالی دارد باید توسط مسئولین انبار و انباردار رعایت شود.
اجرای وظایف فوق مطابق با ضوابط صحیح و اصول انبارداری باعث سرعت بخشیدن در انجام امور سازمان می‌شود و درنهایت صرفه جویی حاصل شده باعث تقویت وضعیت مالی سازمان می‌شود. با نرم افزار انبار سپیدار همکاران سیستم، دسترسی ساده و سریعی به اطلاعات کالا داشته و محاسبه موجودی کالا و مدیریت انبار برای شما ساده می‌شود.
انواع انبار در انبارداری
انبارهای شرکت‌های مختلف از لحاظ ساختمان و دسته بندی انبار محصول به ۳ گروه تقسیم می‌شوند:
انبار پوشیده: بعضی از اجناس به علت حساسیت و مواد خاصی که در ساختمانشان به کار رفته باید در انباری که همه اطراف آن بسته و دارای سقف است، نگهداری شوند.
انبار سرپوشیده: نوعی انبار که سقف دارد ولی چهار طرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است اقلام و یا اجناسی که در مقابل نور مستقیم آفتاب و برف و باران خاصیت خود را از دست می‌دهند ، در این انبارها نگهداری می‌شوند.
انبار باز: این انبار به صورت محوطه است و معمولاً اجناسی که در مقابل نور آفتاب و برف و باران خاصیت اولیه خود را از دست نمی‌دهند با رعایت اصول انبارداری در آن نگهداری می‌شوند.
نحوه محاسبه فضای انبار به چه شکل است؟
برای نحوه محاسبه فضای انبار باید موارد زیر بررسی گردد:
وظایف انبار مربوطه مشخص شود.
مشخصات اقلام شامل نوع، خصوصیات فیزیکی (وزن، حجم، شکل ظاهری و … )، نحوه و محل انبار کردن (قفسه، محل باز، روی زمین و …) مشخص شوند.
روش حمل مشخص شود.
نحوه ورود و خروج مواد مشخص شود.
نکات مهم در طراحی انبار و مدیریت انبار
برای کالاها و اقلامی که استفاده زیادی دارند و یا اقلام سنگین و حجیم بهتر است که این کالاها نزدیک به محل مصرف انبار شوند و یا نزدیک در ورودی باشند.
در قفسه بندی بهتر است اقلام حجیم و بزرگ در طبقات پایینتر چیده شوند.
استفاده بهینه از ارتفاع در انبارها از نکات بسیار مهم است.
قابلیت دسترسی به همه مواد وجود داشته باشد.
خروج غیر قانونی اقلام باید توسط طراح به حداقل برسد.
یک سیستم اطلاعاتی مناسب بایستی برای انبار طراحی گردد و یا از نرم افزارهای مناسب مانند نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم استفاده شود، تا بتوان با نظم بهتری از ورود و خروج اقلام مراقبت کرد.
انواع موجودی‌های انبار در فرایند انبارداری
اجناس و کالاهای موجود در انبار اعم از موسسات تولیدی یا غیرتولیدی (خدماتی) را می‌توان به پنج دسته تقسیم نمود:
مواد خام یا مواد اولیه
از این مواد برای تولید کالا استفاده می‌شود.
مواد و لوازم مصرفی
مواد و لوازم مصرفی به موادی گفته می‌شود که به طور غیرمستقیم در تولید کالا دخالت دارد و یا در سازمان‌های تولیدی برای انجام خدمات جانبی مورد استفاده قرار داده می‌شود. این مواد بر اثر مصرف از بین می‌رود مانند کاغذ و مداد و یا وسایل بسته بندی در سازمان‌های تولیدی.
مواد و لوازم در جریان ساخت
به موادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه‌ی آن داده شده ولی هنوز به صورت کامل ساخته نشده است، مواد و لوازم در جریان ساخت گویند.
کالای تمام شده
به کالاهایی گفته می‌شود که از نظر ساخت به مرحله‌ی تکمیلی رسیده و قابل عرضه به بازار باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری تولیدی است که می‌توان، از اتلاف منابع جلوگیری کرد و با برآورد دقیق هزینه‌های تولید، نسبت به قیمت گذاری بهینه محصولات اقدام کرد.
اجناس خریداری شده جهت فروش
این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچ گونه تغییری در آنها به بازار جهت فروش عرضه می‌گردد و به طور موقت در انبار نگاهداری می‌شود. مانند انبار فروشگاه‌ها و موسسات بازرگانی.
اهداف برنامه‌ریزی مدیریت انبارداری
کاهش هزینه‌های انبار و نگهداری کالا، انجام فعالیت‌های ضروری به صورت کارا.
ارائه اطلاعات صحیح و دقیق به سایر بخش‌ها.
حفظ و نگهداری مناسب کلیه اقلام در انبارها.
کاهش هر گونه ضایعات و صدمات و آسیب رساندن به کالاهای موجود در انبار.
ارائه خدمات موثر و جلب همکاری و رضایت سایر بخش‌ها و کارکنان.
کاهش میزان سرمایه‌گذاری‌ها و پایین نگه داشتن حجم سرمایه‌گذاری‌ها در انبار.
سرعت بخشیدن به امور جاری و عملیاتی انبار.
بکارگیری و آموزش کارکنان انبار با مهارت‌های انبار.
ارائه بهینه خدمات و برقراری ارتباط منطقی روشمند با کلیه قسمت‌ها.
تعداد انبارهایی که باید ساخته شوند و بهترین اندازه هر انبار.
خدمات دهی بالا به مشتری.
