تراز آزمایشی یکی از مفاهیم دیگری در دنیای حسابداری و مدیریت امور مالی کسب و کارهاست که البته از اهمیت زیادی برای بررسی وضعیت کسب و کارها نیز برخوردار است. اما یک لحظه صبر کنید؛ بسیاری از افراد فکر می کنند تراز آزمایشی نیز نوعی از صورت های مالی هستند، در صورتی که این تفکر یک باور غلط است که در اثر عدم شناخت از صورتهای مالی مطرح شده است.
در این مقاله به طور کامل در مورد تراز آزمایشی صحبت می کنیم و سیر تا پیاز این موضوع را می شکافیم، اما برای شروع باید تعریف درستی از صورت های مالی ارائه دهیم تا قابلیت تفکیک ترازنامه، صورتهای مالی مختلف و تراز آزمایشی را داشته باشیم.
صورت های مالی چه هستند؟
صورت های مالی، گزارش هایی هستند که نتایج فعالیت یک واحد اقتصادی (یک شرکت) را در یک دوره زمانی نشان می دهند. برای تهیه صورت های مالی باید استانداردها و اصول حسابداری در نظر گرفته شوند تا صورت های مالی نمایانگر حقیقت وضعیت یک کسب و کار باشند. نتیجه کار گزارشات دقیق و جامعی خواهد بود که آینه وضعیت یک شرکت است.
صورت های مالی چه هستند؟
صورت های مالی انواع مختلفی دارند که شامل موارد زیر هستند:
صورت سود و زیان
صورت سود و زیان جامع
صورت جریان وجوه نقد
ترازنامه
ترازنامه که یکی از صورت های مالی است عموما به اشتباه با تراز آزمایشی یکسان در نظر گرفته می شود. در ادامه به این موضوع می پردازیم و تفاوت این دو را که ۲ مفهوم جداگانه هستند بیان می کنیم.
تراز آزمایشی چیست؟
تراز آزمایشی هم یک نوع از گزارشات حسابداری است، اما نمی توانیم آن را جزئی از صورت های مالی بدانیم. صورت های مالی گزارشاتی نهایی هستند که تصمیم گیرندگان یک کسب و کار بر اساس اطلاعات آن ها تصمیمات خود را اتخاذ می کنند اما تراز آزمایشی گزارشی است که صحت ثبت اسناد و دفاتر را اثبات می کنند.
در یک تعریف ساده، تراز آزمایشی فهرستی از نام و مانده حساب های دفتر کل است که اغلب در پایان ماه های مختلف تهیه می شود تا توازن مانده حساب های دفتر کل مورد آزمون قرار گیرد. در این صورت می توان حساب های دفتر کل را به اطمینان کامل برای تهیه صورت های مالی مورد استفاده قرار داد، اما در صورتی که در تراز آزمایشی مشخص شود توازن مانده حساب های دفتر کل برقرار نیست، نمی توان بر اساس آن صورت های مالی صحیح و دقیقی تهیه کرد.
ترازنامه چیست و چه تفاوتی با تراز آزمایشی دارد؟
ترازنامه یکی از پرکاربردترین انواع صورت های مالی اساسی است که وضعیت مالی یک کسب و کار را در پایان دوره مالی نشان می دهد. ترازنامه ها در دو حالت به شکل های حسابی و گزارشی ارائه می شوند.
مهمترین تفاوت میان ترازنامه و ترازآزمایشی این است که در تراز آزمایشی حساب های دائم و موقت آورده می شود، اما در ترازنامه فقط مانده حساب دائمی گزارش داده می شود.
ترازنامه چیست و چه تفاوتی با تراز آزمایشی دارد؟
هدف از تهیه تراز آزمایشی
با در نظر گرفتن تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه می توانیم هدف تراز آزمایشی را نیز مورد بررسی قرار دهیم. با توجه به اینکه تراز آزمایشی می تواند در پایان هر ماه تهیه شود و ترازنامه تنها در پایان دوره مالی تهیه می شود می توانیم به این نتیجه برسیم که هدف تراز آزمایشی کنترل توازن مانده دفتر کل است و هدف ترازنامه بررسی وضعیت مالی یک شرکت در پایان یک دوره مالی است.
انواع تراز آزمایشی
تراز آزمایشی در شکل های مختلفی تهیه می شود. تراز آزمایشی دو ستونی، تراز آزمایشی چهار ستونی، تراز آزمایشی شش ستونی و تراز آزمایشی هشت ستونی از اشکال اصلی تهیه تراز آزمایشی هستند. تراز آزمایشی در اشکال دیگری هم تهیه می شود.
تراز آزمایشی دو ستونی
تراز ۲ ستونی یکی از متداول ترین و ساده ترین انواع تراز است. در این نوع، در ۲ ستون بدهکار و بستانکار، تمام حساب های دفتر کل قرار می گیرند. با اینکه در ترازهای آزمایشی می تواند ستون های دیگری مثل گروه، کل، معین یا تفصیل قرار گیرد، اما در نهایت این ۲ ستون بدهکار و بستانکار هستند که باید برابر با هم باشند. ستون های دیگر معمولا جهت ارائه اطلاعات مضاعف در کنار این ۲ ستون قرار می گیرند.
تراز آزمایشی چهار ستونی
تراز آزمایشی ۴ ستونی علاوه بر دارا بودن ستون های بدهکار و بستانکار، دارای ۲ ستون گردش حساب نیز هست. نکته مهم در مورد تمام ترازهای آزمایشی این است که در هر سطر از حساب های تراز آزمایشی تنها یکی از مقادیر بدهکار یا بستانکار مقدار می گیرند اما در ستون های گردش، هر دو ستون می توانند مقدار داشته باشند. در صورتی که اطلاعات دفتر کل صحت داشته باشند و به درستی در تراز آزمایشی ۴ ستونی وارد شوند، جمع مانده های ۲ ستون گردش حساب نیز مانند ستون های بدهکار و بستانکار با هم برابر می شوند.
انواع تراز آزمایشی
کاربرد تراز آزمایشی ۴ ستونی این است که به دلیل برخورداری از ستون های گردش حساب در بسیاری از موارد می تواند به تصمیم گیرندگان کمک بهتری کند.
تراز آزمایشی شش ستونی
در تراز آزمایشی شش ستونی این امکان فراهم می شود که گردش حساب پیش از دوره نیز نشان داده شود. به این معنی که برخلاف آنچه در ترازهای ۲ ستونی و ۴ ستونی، گردش حساب در یک بازه تاریخی تهیه می شود. برای مثال اگر قصد داشته باشید تراز آزمایشی شش ستونی ۱ مهر تا ۳۰ مهر را تهیه کنید دو ستون اول گردش حساب از ابتدای سال تا ۱ مهر را نشان می دهد، ۲ ستون بعدی گردش حساب ۱ مهر تا ۳۰ مهر و دو ستون آخر نیز مانده حساب (بدهکار-بستانکار) را به نمایش می گذارند.
تراز آزمایشی هشت ستونی
تراز ۸ ستونی ساختاری شبیه به تراز آزمایشی ۶ ستونی دارد، با این تفاوت که مانده ابتدای دوره مالی که در نتیجه بستن حساب ها در پایان دوره مالی قبلی به دوره مالی جدید منتقل شده نیز در ۲ ستوان مجزا نمایش داده می شود. این اطلاعات برای تصمیم گیری به استفاده کنندگان تراز آزمایشی کمک بیشتری می کنند.
تراز آزمایشی هشت ستونی
تصحیح اشتباهات تراز آزمایشی
برای تهیه تراز آزمایشی باید نام حساب ها و مانده آن ها را در ستون بدهکار یا بستانکار بنویسیم. در نهایت حاصل جمع مانده حساب های بدهکار و بستانکار باید با هم برابر باشند. در صورتی که مانده ها برابر نباشند، یا در فرآیند ورود مانده حساب ها به ستون های بدهکار و بستانکار اشتباهی رخ داده است، یا اطلاعاتی که در دفتر کل ثبت شده اند دچار مشکل هستند.
در صورتی که در تشخیص ماهیت حساب ها دچار مشکلی هستید خواندن مقاله ماهیت حساب ها را به شما پیشنهاد می کنیم.
عدم برابری در مجموع مانده های ستون های بدهکار و بستانکار در تراز آزمایشی نشان دهنده وجود یک مشکل در امور است. با استفاده از این تراز می توان بسیاری از اشتباهات را در طول دوره مالی شناسایی کرد تا در پایان دوره با مشکلات زیادی رو به رو نشویم. در ادامه به برخی از دلایلی که باعث به وجود این مشکلات می شوند اشاره می کنیم.
ممکن است مشکل از بابت حذف یک حساب از تراز آزمایشی باشد. برای رفع این مشکل باید انتقال همه حساب ها و مانده های صحیح آن ها را از دفتر روزنامه به دفتر کل بررسی کن
