قبل از اینکه به اصل مطلب بپردازیم، ابتدا باید مطمئن شویم که تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی را دانسته و اطلاعات دقیقی از آنها دارید؛ بعد از این مرحله به موضوعات مهمی درباره فاکتور رسمی که باعث ایجاد سوالات زیادی در ذهن مودیان مالیاتی شده است می‌پردازیم:
نحوه تهیه فاکتور رسمی (نحوه صدور فاکتور رسمی)
صدور آن برای چه کسانی ضرورت دارد؟ (صدور فاکتور رسمی برای اشخاص حقیقی و حقوقی)
فاکتور رسمی دارایی چه ویژگی‌هایی دارد؟
فاکتور فروش رسمی چطور تهیه می‌شود+ (مشخصات فاکتور فروش)
نکات، ریزه کاری‌ها و سوالات رایج در مورد فاکتور رسمی
و در نهایت به سوالات رایج در مورد این فاکتورها پاسخ می‌دهیم و نکاتی را در این مورد بیان می‌کنیم. پس با ما همراه باشید.
فاکتور رسمی چیست؟ فرق فاکتور رسمی و غیر رسمی
در پاسخ به سوال فاکتور رسمی چیست باید بگوئیم که تعاریف زیادی، در مورد آن و مشخصات فاکتور رسمی وجود دارد که برخی جذاب و برخی دیگر بسیار پیچیده هستند. اما اینجا قرار است ساده ترین تعریف را در مورد فاکتور رسمی ارائه کنیم.
بعد از مشاهده عکس فاکتوررسمی (صورتحساب فروش کالا و خدمات) باید به پاسخ پرسش فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتور غیر رسمی دارد برسید. فاکتور رسمی به فاکتوری می‌گویند که بر اساس قوانین وزارت امور اقصاد و دارایی تنظیم شده باشد و مورد تایید دارایی باشد. اما فاکتور غیر رسمی صرفا برای اطلاع مشتریان تهیه می‌شود و استانداردهای مورد تایید دارایی در آن در نظر گرفته نشده است. دقیقا به همین دلیل است که امکان ارائه فاکتورهای غیر رسمی به وزارت دارایی وجود ندارد.
نحوه تهیه فاکتور رسمی فروش+چگونه فاکتور رسمی صادر کنیم؟
اکنون با وجود استفاده گسترده از نرم افزارهای حسابداری، صدور انواع فاکتوررسمی به کار ساده ای بدل شده است. به این دلیل که با استفاده از سیستم حسابداری، می‌توانید به طور اتوماتیک نوشتن فاکتور را انجام داده و آن را چاپ کنید.
به طور کلی با استفاده از نرم افزارهای حسابداری امروزی می‌توانید انواع فاکتور شامل فاکتور فروشگاهی، تهیه فاکتور رسمی، فاکتور شرکتی، پیش فاکتورها، فاکتورهای غیر رسمی، فاکتور مالیاتی، فاکتورهای انبار، فاکتورهای شخصی و فاکتورهای نمایشی را به سرعت صادر کنید.
مشخصات فاکتور رسمی
صدور فاکتور رسمی برای چه کسانی ضرورت دارد؟ قوانین فاکتور رسمی در رابطه با اشخاص
اولین سوال رایج در مورد ضرورت صدور فاکتور رسمی برای اشخاص حقیقی و حقوقی است. برخی تصور می‌کنند صدور فاکتور رسمی، تنها برای شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ ضرورت دارد، در صورتی که این باور درباره نحوه صدور فاکتور رسمی اشتباه است.
ارائه فاکتور رسمی به خریداران برای تمام بنگاه‌های اقتصادی کوچک و بزرگ که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده می‌شوند اجباری است. برای درک بهتر نظام مالیاتی و آشنایی بیشتر با قانون مالیات، به شما پیشنهاد می‌کنیم مقاله معاملات فصلی را مطالعه کنید.
در واقع فرقی نمی کند که مخاطب کالای شما اشخاص حقیقی یا بنگاه‌های اقتصادی باشند یا محصول و خدمت شما هزینه کم یا زیادی داشته باشد؛ در هر صورت اگر مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده باشید باید در عوض پرداخت مشتریان خود به آنها فاکتوررسمی بدهید. در صورتی که از ارائه فاکتور استاندارد خودداری شود، جرم صورت گرفته و طبق قانون با مجموعه خاطی برخورد می‌شود.
نکته دیگر اینکه صدور فاکتور رسمی تنها برای فروش کالاهای فیزیکی ضروری نیست و برای فروش خدمات نیز باید صدور فاکتور را انجام داد.
ویژگی‌های فاکتور رسمی مورد تایید دارایی چیست؟ (مشخصات فاکتور رسمی)
مشخصات اصلی که یک فاکتور رسمی یا صورتحساب فروش کالا و خدمات باید از آنها برخوردار باشد تا مورد تایید دارایی قرار بگیرد چیست؟
مشخصات یا شرایط فاکتور رسمی (صورتحساب فروش کالا و خدمات) باید چگونه باشد که مورد تایید دارایی قرار بگیرد؟
شماره سریال(شماره فاکتور): مهمترین ویژگی‌های فاکتور رسمی تایید شده نوع چاپ شماره سریال آنهاست. شماره سریال فاکتوررسمی باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و یا با کمی برجستگی چاپ شود که به راحتی قابل شناسایی باشد و از چاپ دیجیتالی و شماره‌های زدن‌های معمولی قابل تشخیص باشد. حالا که می‌دانید شماره سریال فاکتور چیست، باید با سایر مشخصات فاکتور رسمی آشنا شوید.
اطلاعات خریدار و فروشنده: کد اقتصادی، شناسه ملی/کد ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و مشخصات دیگر هر دو طرف معامله حتما باید در فاکتور مورد تایید دارایی رسمی خرید و فروش ذکر شوند.
تخفیفات، مالیات و عوارض: در هنگام تهیه فاکتور رسمی کالا و خدماتی که ارائه شده باید با اعلام تعداد و قیمت توضیح داده شوند، تخفیف‌ها اعمال و نشان داده شود و سپس باید مالیات و عوارض بر ارزش افزوده آن محاسبه و ذکر شود. در این مورد باید توجه کنید که تخفیف حتما باید قبل از محاسبه مالیات و ارزش افزوده اعمال شود؛ برخی به اشتباه در ابتدا مالیات و عوارض را محاسبه و در مرحله آخر تخفیف را محاسبه می‌کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه مالیات و ارزش افزوده، مقاله اعتبار ارزش افزوده را از دست ندهید.
امضاء و مهر: در نهایت آخرین ویژگی فاکتور رسمی مورد تایید دارایی، عدم وجود خط خوردگی در فاکتور و وجود مهر و امضاء در فاکتورهاست.
فاکتور فروش
فاکتورهای رسمی به چه شکلی باید چاپ شوند؟
شرایطی که برای چاپ فاکتورهای رسمی به شکل معمول رواج دارد عبارت است از :
استفاده از کاغذ تحریر ۸۰ گرمی جهت استفاده در پرینتر و یا کاغذ تحریر ۶۰ گرمی جهت نوشتن دستی
نوشتن به ۲ یا ۳ برگی به انتخاب شخص
استفاده از کاغذهای a4 / a5
فاکتور صوری چیست؟ فاکتورهای صوری چطور شناسایی می‌شوند؟ (شرایط اصالت فاکتور)
صدور فاکتورهای صوری یک امر کاملا غیر قانونی محسوب می‌شود، اما برخی از بنگاه‌های اقتصادی همچنان از آن استفاده کرده و خرید فاکتور صوری را انجام می‌دهند. در صورتی که صدر فاکتور صوری مسئله ای بسیار پرخطر است و سازمان امور مالیاتی توانایی تشخیص فاکتورهای صوری را دارد. اما سوالی که پیش می‌آید این است که سازمان امور مالیاتی از چه روش‌هایی می‌تواند فاکتور رسمی مورد تایید دارایی را از فاکتور صوری تشخیص دهد؟
با بررسی و کنترل فروشندگان کالا و خدمت صوری بودن یا نبودن شرکت‌ها را تشخیص می‌دهد.
بررسی می‌کند که فروشندگان فاکتور صادر شده را از طریق واحدهای تجاری منحل شده یا غیر فعال صادر نکرده باشد و صحت شناسه ملی را نیز بررسی می‌کند.
اعتبار گواهی ارزش افزوده را بررسی می‌کند.
تناسب بین کالا و خدمات ارائه شده در فاکتور را با فعالیت صادر کننده فاکتور تطابق می‌سنجد.
اسناد حمل بار همچون بیجک‌ها و بارنامه‌ها را بررسی و کنترل می‌کند.
مستندات پرداخت‌های انجام شده مثل چک‌های بانکی، فیش‌های واریزی و دیگر اسناد مالی را بررسی می‌کند.
حالا که پاسخ فاکتور صوری چیست و شرایط اصالت کالا را می‌دانید، زمان آن رسیده که به سوالات رایج در مورد فاکتور زنی و قوانین فاکتور فروش و استاندارد تهیه فاکتور رسمی بدانید.
فاکتور نویسی
سوالات و ابهامات رایج در مورد فاکتور رسمی
آیا فاکتور حسابداری رسمی که با نرم افزار اکسل تهیه و توسط پرینتر معمولی چاپ شده باشد مورد تایید دارایی هست؟
خیر. حتما فاکتورهای رسمی باید دارای شماره سریال قرمز برجسته باشند، اما اگر تهیه چنین چیزی به هر دلیل مشکل است می‌توان از نمونه غیر برجسته هم استفاده کرد، اما توجه کنید که حتما باید در فاکتور استاندارد، ثابت شود که شماره سریالی است.
آیا استفاده از نرم افزار حسابداری معتبر تاییدی بر فاکتور رسمی هست؟
بله. استفاده از نرم افزار حسابداری معتبر که به طور یکپارچه سیستم‌های مالی را در خود داشته باشد می‌تواند تا حد زیادی تایید کننده اعتبار فاکتور رسمی باشد.
فاکتورهای مرسوم در معاملات روزمره بنگاه‌های اقتصادی کوچک که مشخصات فروشنده و خریدار در آنها ذکر نشده می‌تواند مورد تایید دارایی باشد؟
برای معاملات روزمره و جزئی با بنگاه‌های اقتصادی کوچک که برای شما هزینه دارند، اما هزینه آن زیاد نیست می‌توان از فرم داخلی یا گزارش‌های تنخواه استفاده کرد. البته ممیزی معمولا در این موارد سخت گیری نمی کند و در صورتی که مبلغ مورد نظر مبلغ زیادی باشد مورد توجه ممیزی قرار می‌گیرد.
فاکتور خرید و فروش که در آن مشخصات فروشنده ذکر شده ولی ارزش افزوده در آن مشخص نشده باشد مورد تایید محسوب می‌شود؟
در صورتی که مدارک رسمی برای خرید یا فروش موجود باشد، فاکتور فروش کالا و خدمات مورد تایید قرار می‌گیرد.
آیا تصویر از فاکتور رسمی (عکس فاکتور رسمی) مورد تایید مالیات قرار می‌گیرد؟
خیر. فاکتور رسمی حتما باید چاپ شده و اصل باشد و شماره سریال و مشخصات استاندارد داشته باشد و استفاده از عکس فاکتور رسمی و کپی آن مورد تایید نیست.
